Tableaux et Check-Lists
Préalable
L’enjeu du plan de survie réside dans la prévision et l’anticipation des moyens, tant matériels qu’humains, dans l’éventualité d’une interruption d’activité de l’entreprise.
LA PREPARATION DU PLAN DE SURVIE : UNE TACHE PREALABLE ET GLOBALE.
La préparation du plan de survie repose sur des documents écrits, fréquemment mis à jour par une équipe multidisciplinaire.La remise à jour doit être programmée tous les six mois ou tout au moins une fois par an afin d’intégrer les modifications intervenues dans l’environnement de l’entreprise : évolution des marchés, changement des partenaires, extension de l’activité, évolution de la couverture d’assurance, etc.
1/. PREPARATION DU PLAN DE SURVIE : 4 ETAPES
ÉTAPE 1 : REFLEXIONS PREALABLES
Cette première étape consiste à faire le point sur les mesures déjà entreprises. Il s’agit d’une prise de conscience de ce qui a été fait… et de ce qui reste à faire.
Cf. tableau n°1
En cas de sinistre, les actions à engager d’urgence sont-elles connues et préparées ?
Cf. tableau n°2
ETAPE 2 : LISTER LES RISQUES POTENTIELS
Cette étape – la plus importante – consiste à établir l’inventaire des risques menaçant la sécurité de l’entreprise.
On évalue ici les menaces liées à l’activité et à la configuration du site, puis on les pondère avec les facteurs d’aggravation ou de minoration (voir ci-après).
Bien qu’on ne puisse dresser une liste exhaustive des risques potentiels, voici toutefois quelques exemples afin d’illustrer la démarche :
Exemples de risques potentiels (d’origine interne ou externe à l’entreprise) :
- Incendie, explosion, foudre, attentats,
- Dommages électriques,
- Dégâts des eaux,
- Tempêtes et phénomènes naturels,
- Vol, vandalisme,
- Bris de machines, ruptures de canalisations ou d’installations, techniques,
- Effondrement de bâtiments,
- Pannes, défauts d’entretien, négligence du personnel,
- Pollution, atteinte à l’environnement,
- Pertes d’informations informatiques,
- Fraudes, malveillance, détournement de fonds,
- Erreurs dans la conception, la fabrication ou la vente des produits,
- Défectuosités des matières premières ou de produits finis provenant des fournisseurs,
- Incendie survenant chez un fournisseur ou un client important entraînant une interruption des approvisionnements ou des ventes,
- Pénalités en cas de non fournitures des produits ou prestations de la société,
- Etc.
Facteurs d’aggravation :
- antécédents sinistres,
- interaction des activités stratégiques avec les points dangereux,
- toxicité des produits et déchets.
Facteurs de minoration :
- les dispositions prises en prévention / protection, Cf. tableau n°3
- la démarche d’assurance qualité.
NB : Dans la recherche des risques possibles, il est souvent utile de recenser les événements survenus dans l’année, qu’il s’agisse de sinistres (ou de dysfonctionnements) « instructifs » ou d’événements généraux relatifs à la vie de l’entreprise, à son environnement, etc. Cf. tableau n°4
ETAPE 3 : ETABLIR LA TYPOLOGIE DE LA CRISE
On évalue la vraisemblance (la probabilité) des risques envisagés et leurs impacts (coûts) afin de mettre en place des solutions.
Pour illustration, un extrait de typologie de crise d’une laiterie industrielle peut, pour un risque donné, se présenter comme suit :
ETAPE 4 : PREPARER LE PERSONNEL
Il s’agit d’évaluer le potentiel humain et de l’améliorer.
Les comportements en cas de crise doivent être répétés afin de dédramatiser la situation lorsque l’événement perturbant se produit.
A cet effet, des exercices de secours et de sauvetage doivent faire l’objet d’entraînements.
Enfin, certaines capacités apparaissent plus cruciales que d’autres et doivent constituer les critères de choix des membres de la cellule de crise : qualités de sang froid, de prise de décision, d’endurance, de compétences techniques et de relations humaines.
2/. ÉLABORATION DU PLAN DE SURVIE : 4 PHASES
Un plan de survie, dans sa version traditionnelle en France, définit l’ensemble des mesures préventives, des solutions de dépannage, de sous-traitance, de négoce et de financements qui permettront de satisfaire aux conditions de survie en toutes circonstances.
Il est structuré en quatre phases, à mettre en oeuvre après le sinistre, mais à planifier à l’avance : Cf. tableau n° 5
Les quatre phases du plan de survie :
PHASE 1 : LE PLAN DE SECOURS
A appliquer dès le déclenchement du sinistre, il comprend les mesures intéressant la protection des personnes, l’appel et l’accueil des secours, le contrôle des sécurités, le gardiennage, le sauvetage des biens, l’information aux autorités, aux courtiers et experts.
Le courtier fournira une aide en matière de dispositions légales à entreprendre après sinistre et sera en mesure de missionner l’expert de la Compagnie d’assurance ainsi que l’expert de la société sinistrée (« l’expert d’assuré »), dont il y a lieu d’ailleurs d’exiger une présence immédiate.
Ce dernier procède à une première évaluation des dommages, prend les mesures conservatoires et, en travaillant avec l’expert de la Compagnie d’assurance, limite les risques de litiges liés à l’indemnisation du dommage.
Enfin, il est inutile que les fournisseurs poursuivent les livraisons à une entreprise incapable de réceptionner ni de stocker produits et marchandises.
Il convient donc d’avertir les fournisseurs dès l’ampleur des dommages connue (voir § 3 ci-après).
Pour accélérer leur contact il convient de tenir à jour un fichier fournisseurs précis et de préparer le texte d’information.
PHASE 2 : LE PLAN MARKETING DE SUBSTITUTION
Le plan marketing de substitution porte sur la détermination des priorités (ou gestion de la pénurie) : choix de produits ou de services, de segments de clientèle, etc.
Il présente l’impact commercial et financier de l’arrêt définitif des produits non prioritaires, la manière de compenser les pertes.
Y figurent aussi les modalités et conséquences d’une suspension de la production (action commerciale à envisager, étude de rentabilité).
PHASE 3 : LE PLAN DE COMMUNICATION
Le plan de communication définit comment garder le contact avec les médias, les autorités et les organismes professionnels, comment informer les collaborateurs et les forces de vente, les fournisseurs et les sous-traitants, les clients, et comment maintenir les livraisons essentielles.
Le plan de communication est rédigé préalablement à tout sinistre, tant pour le courrier que pour les messages téléphoniques.
Il intègre :
- La stratégie de communication à adopter en fonction des événements,
- La priorité des cibles objets de cette communication : clients, partenaires, fournisseurs, grand public.
En ce qui concerne particulièrement les clients et fournisseurs, ce plan vise à les rassurer. Il comporte :
– l’appel téléphonique (les clients et les fournisseurs les plus importants méritent de faire l’objet d’une visite),
– la confirmation écrite des informations clés dont le contenu aura été préalablement défini.Ces informations comportent au minimum :
– la confirmation du sinistre,
– l’existence d’un plan de survie et d’une couverture d’assurance,
– la nouvelle politique commerciale,
– les produits immédiatement disponibles,
– le délai pour un redémarrage complet de la fabrication.Au cas où l’événement dommageable aurait des conséquences sur l’environnement du grand public, une conférence de presse s’impose.
- La véracité des informations et le sérieux de leurs sources.
PHASE 4 : LE PLAN DE REDEMARRAGE
Il s’agit là d’anticiper les solutions de dépannage et de prévoir les ressources adéquates.
L’entreprise doit connaître à tout moment les solutions susceptibles de l’aider à reprendre son activité sur le site d’un tiers ou d’une société avec laquelle elle aura passé un accord.
En résumé, le plan de redémarrage recense les locaux, les équipements, les machines (leurs critères de performance et délais de remplacement), les outillages (à remplacer ou à remettre en état), les approvisionnements (leur origine, leur qualité, les délais et coûts), les éléments de logistique (acheminement des entrées, conditionnement et expédition de la production).
Les locaux
Pour redémarrer une activité, la société peut :
- S’installer dans les locaux d’une société du même groupe si elle fait partie d’un groupe.
- Faire construire des préfabriqués.
- Louer des locaux.
- Obtenir d’un confrère qu’il sous-traite une partie de l’activité.
=> Dans tous les cas, les accords d’assistance et les dossiers administratifs (comprenant les démarches à suivre et toutes les coordonnées des intermédiaires actualisées) doivent être prêts avant l’arrivée du sinistre.
Le matériel
A quelque moment que ce soit, l’entreprise doit connaître l’inventaire des machines nécessaires et indispensables à un redémarrage.
Pour chacune de ces machines et installations, l’entreprise doit en connaître les fabricants, les délais de livraison et les coûts de remplacement
Par ailleurs, les plans et moules doivent être dupliqués et gardés dans des endroits différents.
L’accord d’assistance avec un confrère
Lors de la conclusion du plan d’assistance mutuelle, chaque partie doit envisager sa position comme assisté potentiel et assisteur potentiel.
Dans sa conception, ce plan doit reposer sur les éléments suivants :
- liste des produits à fabriquer,
- fourniture des outillages,
- évaluation des quantités à produire,
- engagement sur les délais de livraison,
- validation des clauses de confidentialité, de concurrence, et de respect des marques ,
- réciprocité de l’accord,
- accord sur le prix,
- possibilité de résilier l’accord.
Il convient de vérifier régulièrement la capacité des parties à respecter le plan.